W marcu 2026 roku polska procedura cywilna weszła w fazę najgłębszej od lat cyfryzacji komunikacji na linii pełnomocnik–sąd. Choć Portal Informacyjny Sądów Powszechnych towarzyszy nam od dawna, nowelizacja Kodeksu Postępowania Cywilnego (k.p.c.) nadaje mu zupełnie nową rolę – z pasywnego narzędzia służącego jedynie do wglądu w czynności sądu staje się on swego rodzaju elektronicznym biurem podawczym. Zmiany te nakładają na profesjonalnych pełnomocników szereg nowych obowiązków formalnych, których niedopełnienie będzie wiązać się z surowymi sankcjami procesowymi.
1. Portal Informacyjny jako e-Biuro Podawcze
Kluczową zmianą jest wprowadzenie art. 125¹ k.p.c., który wprowadza możliwość wnoszenia pism przez portal informacyjny. Ustawodawca zdecydował się na model dwuetapowy:
-
Od 1 marca 2026 r. do 28 lutego 2027 r. – korzystanie z portalu dla większości pism jest fakultatywne.
-
Od 1 marca 2027 r. – wnoszenie określonych pism tą drogą stanie się dla profesjonalnych pełnomocników obligatoryjne.
Należy jednak pamiętać o istotnym wyjątku: od 1 marca 2026 r. wnioski o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem w ramach mediacji umownej muszą być wnoszone przez portal obowiązkowo.
2. Zamknięty katalog pism wnoszonych przez portal informacyjny.
Nowy tryb nie dotyczy wszystkich pism procesowych. Zgodnie z art. 125¹ § 2 k.p.c., przez portal można wnosić wyłącznie:
-
zgłoszenie udziału w sprawie oraz zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa;
-
zawiadomienia o zmianie adresu;
-
oświadczenia o zgodzie na mediację lub sprzeciwie;
-
wnioski o posiedzenie zdalne;
-
środki zaskarżenia: apelacje, zażalenia (z wyłączeniem tych do SN) oraz skargi na orzeczenia referendarza;
-
pisma w toku postępowań wywołanych powyższymi środkami zaskarżenia;
-
wnioski o uzasadnienie orzeczenia oraz o wydanie odpisu prawomocnego wyroku;
-
wnioski o klauzulę wykonalności dla tytułów z art. 777 § 1 k.p.c. (np. wyroki, ugody sądowe).
Ważne: pisma kierowane do Sądu Najwyższego nadal wymagają formy tradycyjnej.
3. Standardy techniczne i załączniki
Pismo wnoszone elektronicznie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym (art. 126 § 5 k.p.c.). Co do załączników:
-
Domyślnie wnosi się je w postaci elektronicznej (limit rozmiaru to 100 MB na plik).
-
Jeżeli załącznik, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z pismem za pośrednictwem portalu informacyjnego, należy go dostarczyć do sądu fizycznie w terminie 3 dni roboczych od wysłania pisma przez portal (Art. 1252 § 1 k.p.c.).
-
Pełnomocnicy mogą samodzielnie poświadczać dokumenty elektronicznie bezpośrednio w portalu (art. 129 § 2¹ k.p.c.).
4. Rygor bezskuteczności i awarie systemu
Ustawodawca wprowadził surową sankcję: pismo, które powinno zostać wniesione przez portal, a zostało wysłane tradycyjną pocztą (lub odwrotnie), nie wywołuje skutków prawnych. Przewodniczący jedynie zawiadamia o tym fakcie (art. 1253 k.p.c.).
W przypadku awarii portalu po stronie sądu, termin na wniesienie pisma ulega przedłużeniu do następnego dnia roboczego po przywróceniu sprawności systemu. Okoliczność tę pełnomocnik musi jednak uprawdopodobnić w samym piśmie (art. 125² § 2 k.p.c.).
5. Nowy wymóg: numer wpisu na listę zawodową
Kolejną ze zmian jest modyfikacja art. 126 § 3 k.p.c., zgodnie z którą w przypadku dołączenia do pisma dokumentu pełnomocnictwa po raz pierwszy, pełnomocnik ma obowiązek podać w treści tego pisma swój numer wpisu na właściwą listę zawodową. Wymóg ten ma na celu automatyzację weryfikacji przez Sąd uprawnień w systemie teleinformatycznym.
6. Koniec z oświadczeniem o doręczeniu odpisu (art. 132 k.p.c.)
Nowelizacja przynosi ulgę w zakresie komunikacji między pełnomocnikami. Zniesiono uciążliwy obowiązek zamieszczania w treści pisma oświadczenia o doręczeniu odpisu drugiej stronie lub o jego nadaniu pocztą. Obecnie w razie wątpliwości co do dochowania obowiązku, Sąd może żądać dowodu nadania pisma lub jego doręczenia.
Podsumowanie
Wprowadzone w marcu 2026 roku zmiany przekształciły Portal Informacyjny w aktywne narzędzie komunikacji, w którym profesjonalni pełnomocnicy znajdują się obecnie w fazie fakultatywnego wnoszenia pism, z istotnym wyjątkiem wniosków o zatwierdzenie ugody z mediacji umownej, które już teraz są obligatoryjne. Równocześnie nowe wymogi formalne, takie jak konieczność podawania numeru wpisu na listę zawodową czy rygor bezskuteczności pism wniesionych niewłaściwą drogą, narzucają pełnomocnikom surową dyscyplinę technologiczną. Mimo zniesienia uciążliwego obowiązku składania oświadczeń o doręczeniu odpisu z art. 132 k.p.c., obecny stan prawny wymaga od prawników szczególnej precyzji, by uniknąć negatywnych skutków procesowych przed pełną informatyzacją w 2027 roku.
